मेल मर्ज क्या है? What is mail merge in Hindi?

Hello Friends,

मेल मर्ज क्या है? सोचिए। कैसे आप किसी ऑफिस पत्र (Office Letter), निमंत्रण पत्र (Invitation Card), प्रवेश पत्र (Admit Card) आदि को सैकडों लोगों तक केवल कुछ ही समय में एक साथ पहुँचा सकते हैं। यह संभव है मेल मर्ज (Mail Merge) का उपयोग करके। दोस्‍तों आज इंटरनेट का इस्‍तेमाल दुनिया भर मे किया जाता है और यदि आप कम्प्युटर में Microsoft Application (Microsoft Office) का इस्‍तेमाल करते है तो आपने एमएस वर्ड (MS Word) के महत्‍वपूर्ण फीचर मेल मर्ज (Mail Merge) का नाम तो जरूर सुना ही होगा। लेकिन अधिकतर यूजर्स इस महत्‍वपूर्ण फीचर उपयोग नही करते है। यह कितना महत्‍वपूर्ण फीचर है आप आगे जान जाएगे।

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दोस्‍तों पिछले लेख में हमने आपको एम.एस. एक्‍सेल के बारे में विस्‍तार पूर्वक जानकारी दी थी और आज का हमारा यह लेख एम.एस. वर्ड की महत्‍वपूर्ण फीचर मेल मर्ज के विषय पर है। दोस्‍तो यदि आपने मेल मर्ज (Mail Merge) फीचर का उपयोग अभी तक नहीं किया है। यह फीचर आप का टाइम ओर एनर्जी दोनों बचा सकता है। जी हां यह सच है। लेकिन इसके लिए आप को इस लेख को अंत तक ध्यानपूर्वक पढ़ना  होगा। आज हम जानेंगे कि मेल मर्ज क्‍या है? मेल मर्ज का उपयोग कैसे करे एवं इसके क्‍या फायदे है? तो जानते मेल मर्ज बारे मे।

मेल मर्ज क्या है:  What is Mail Merge in Hindi?

MS Word में मेल मर्ज (Mail Merge) वह facility है ''जिसका उपयोग करके बहुत सारे या अलग अलग लेटर्स (Invitation Card, Personal Letter, Office Letter आदि) को कम से कम समय में अनेक User को भेज सकते है। मेल मर्ज फीचर का उपयोग उस स्थिति में ज्यादा होता है, जब User को किसी एक Letter या Information को सैकडों हजारों लोगों तक पहॅुचाना होता है। मेल मेल को एक उदाहरण की सहायता से भी समझ सकते है।  

जैसे कि यदि हमे एक लेटर या सूचना 500 अलग अलग व्‍यक्ति को उनके नाम और पते (एड्रैस) के साथ सेन्‍ड करना है तो ऐसी Condition में हमे 500 बार उन सभी लोगों के लिए इस लेटर या सूचना को कॉपी-पेस्‍ट कर उनमें अलग-अलग नाम और एड्रेस Add करने पड़ेंगे इससे तो हमारा काफी समय खर्च हो जाएगा। ऐसे समय हम एक Database बना सकते हैं, जिसमें सभी प्राप्‍तकर्ता के नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होगी। यह Database कि फ़ाइल एमएस एक्‍सेल (MS Excel) या एमएस एक्‍सेस (MS Access) की होती हैं।

इस Database को हम अपने Letter document के साथ connect करते हैं, फिर आप database के filed को इस letter में इन्‍सर्ट करते हैं। इसके बाद मेल मर्ज की सहायता से database में शामिल record के आधार पर letter कि उतनी copy और इनमें एक-एक नाम, एड्रेस या अन्य जानकारी को collect करता हैं।

Mail Merge मुख्य रूप से customer, subscriber या सामान्य व्यक्तियों को बल्‍क में mail भेजने की प्रक्रिया को automatic करता है।

मेल मर्ज फायदे क्या है? What are mail merge advantages in Hindi?

• समय की बचत (Time Saver) - मेल मर्ज उस समय बहुत महत्वपूर्ण होता है, जब हमे एक जैसे बहुत सारे Document बनाने हो तथा अधिकतर Text same रहता है। लेकिन कई डॉक्‍यूमेंट में कोई ना कोई चीज Unique रहती है । इस प्रकार Mail merge हमारे समय तथा मेहनत को बचाता है।
• तीव्रता (Fast) - Mail merge में हम उपयोग तेजी से डाक्‍युमेंट को अपने प्राप्तकर्ता, स्‍टॉफ, कर्मचारियों को भेजने के लिए कर सकते है।
• लचीलापन (Flexibility) - मेल मर्ज का हम उपयोग कर letter पोस्‍टकार्ड तथा labels इत्‍यादि मेल में मर्ज में कर सकते साथ ही मेल मर्ज टेम्‍पेलेट में Custom Color ग्राफिक्‍, टाइपोग्राफी आदि को add सकते हैं। कुछ सुविधाओ मे हम अपनी स्वलिखित Handwriting का उपयोग Mail मर्ज में कर सकते है। यह आपको बहुत से Options प्रदान करता है।
• किफ़ायती (Cost Saving) - मेल मर्ज न हमारा समय ओर पैसे दोनों बचाता है। हमे महंगे letterhead खरीदने से बचाता है, आप मेल मर्ज की help से हम आसानी से Templates  को बना कर  रख सकते है एवं जरूरत पड़ने पर  प्रिंट कर सकते है।
• सरलता (Do Easy) - मेल मर्ज का फायदा यह है कि मेल मर्ज का उपयोग करके कंपनी या कार्यालयो के कर्मचरियों  को Standard Letter लिख कर भेज सकते है। इस कम के लिये कंपनी या कार्यालयो को बार-बार प्रत्‍येक नाम और एड्रैस को Manually बदलने की आवश्‍यकता ही नहीं होती है।Mail Merge सैंकड़ों लेटर तथा Envelope को बनाने में सक्षम होता है।  यदि किसी व्‍यक्ति के पास letter या information भेजा जाता है तो ऐसा लगता हैं कि किसी को अलग अलग प्रकार से letter लिखा गया हो ।
• पुनः उपयोग (Reuse Templates) - MS word  में मेल मर्ज का यह महत्वपूर्ण फीचर है। जो डाटा बेस में संग्रहित Name  एवं address के लिए एक पर्सनल letter, Greeting कार्ड कम्‍युनिकेशन बनाने का कार्य करता है एवं एक बार Template  उपयोग करने  के बाद उसका दोबारा  भविष्‍य में उपयोग कर सकते हैं।
• अपनी पसंद अनुसार परिवर्तन (Edit you like) - जी हां हम मेल मर्ज की सहायता से जो भी Editing या Customize करना  चाहे तो उसे हम आसानी से कर सकते हैं। मेल मर्ज की सहायता से tables, graphics, Colors आदि जोड़  कर सकते हैं। इसके साथ ही हम यदि किसी फिचर को Apply करना चाहे तो सभी डाक्‍यूमेंट मे बार बार change करने की आवश्यकता नही main document मे change करने पर यह सभी डॉकयुमेंट मे automatic change हो जाता है।
• स्वच्छ एवं व्यवसायी (Neat & Professional) - Mail merge के विशेषता यह है कि यह आपके कार्यो को स्वच्छ एवं व्यवसायी बनाते  हैं। इसके उपयोग से हम अपने Source  डाटा को छोटी-छोटी इंफॅर्मेशन इकाईयों में बांट देते हैं। जिससे हम इंफॅर्मेशन के साथ Flexible हो जाते  है, यह आपका कार्य को Clean  प्रोफेशनल बनाता है।
• सशर्त एवं बेहतर विकल्प (Conditional Formatting & Options) - Recipient  की आवश्यकता के अनुसार हम  डाक्‍युमेंट मे  Edit  या कस्‍टमाइज कर सकते हैं साथ ही डॉक्‍युमेंट को अधिक formatted बनाने के विकल्प होते हैं।

दोस्‍तों अब आप Mail merge फायदों के बारे में काफ़ी कुछ समझ गये ही होंगे । अब हम जानेंगे माइक्रोसाफट वर्ड (Microsoft Word) प्रोग्राम Mail Merge को इस्‍तेमाल कैसे करे।

मेल मर्ज का उपयोग एम.एस. वर्ड में कैसे करें? How to Use Mail Merge in MS Word?

दोस्‍तों यहां आपको क्रमश : स्‍क्रीनशॉट की सहायता से Mail Merge बिन्दुवार बताऊँगा जिससे आप आसानी से समझ जाएंगे ।

• दोस्‍तों सबसे पहले आप कम्प्युटर  मे एम.एस. वर्ड मे वर्ड की फ़ाइल open कीजिए । फ़ाइल open होने के बाद आपको mailing का option दिखाई दे रहा होगा उस mailing option को click कीजिये।
• इसके बाद आपको पर Start Mail Merge का एक Option दिखाई दे रहा होगा इस  पर क्लिक कीजिए! क्लिक करने बाद आपको कई ऑप्‍शन दिखाई दे रहे होंगे।

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• इनमे आपको letter, email message, Envelope, label, directory, Normally word document, Step by Step Mail Merge Wizard को आदि ऑप्‍शन show हो रहे होगे है, Step by Step Mail Merge Wizard  के option को सिलेक्‍ट करें।  
• यदि आप जिस डॉकयुमेंट मे काम  करना चाहते हैं उसे select करे जेसे मैंने तो Letter के option को select किया है आप को सबसे नीचे Starting Document का Option दिखाई दे रहा होगा उसे click कीजिये।

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• इसके बाद आपको use the Current Document option दिखाई दे रहा होगा उसे click करे नीचे  Next :Select Recipients के  ऑप्‍शन पर क्लिक कर दीजिए।
• यदि आपके पास पहले से कोई लिस्ट बनी हो तो आप उसे  browse कर सकते है नही तो हमे
• एक लिस्ट तैयार करनी होगी इसके लिए Type A New List के Option को सिलेक्‍ट करना होगा। इसके बाद ठीक नीचे  Create Button पर क्लिक करे ।

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• Create Option पर Click करते ही एक Dialog open होगा । अब यहां आप को Dialog मे  Title, first name, last name, company field दिखाई दे रहे होंगे है।
• यहां पर आपको उन लोगों के Name, Address, City, Pin Code क्रमश  टाइप कीजिये । जिनके लिए आप यह लेटर तैयार कर रहे हैं। एक व्‍यक्ति का डेटा टाइप करने बाद अगले व्‍यक्ति के लिए  New entry पर क्लिक कीजिए। इस प्रकार सभी लोगो की जानकारी लिस्ट बना लीजिये ओर उसके बाद OK  बटन पर क्लिक कीजिए।

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• OK बटन पर क्लिक करने पर आपके सामने इस Data को सेव करने का option show होगा तो आप इस फाइल को कम्‍प्‍यूटर मे जहा सेव करना चाहे सेव कर लीजिए। अब आपकी लिस्ट तैयार हो गयी है ।
• इसके बाद  राइट साइड की विंडो पर सबसे नीचे की ओर Write your letter का एक Option है उसे क्लिक कीजिए। click करने पर आपको Main document में Greeting line, Electronic post page ओर  more items के option मिलेंगे इसे आप  Main document मे Insert कर सकते हो ।

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• टास्‍क पेन बॉक्‍स में Next : Preview your letters पर क्लिक करते हैं। Preview your letter में, (<<) Button पर क्लिक करते हैं, जिससे पहला Record देखा जा सके और दूसरे Record पर जाने के लिए (>>) ऐरो Button पर क्लिक करते हैं। यदि आप  अपने Data source में कुछ Edit करना चाहते हैं, तो Edit recipient list की सहायता से Edit कर सकते हैं। ओर लास्ट मे complete the merge को click कीजिये

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• अब यहा हमारी प्रक्रिया पूरी हो जाती है और जो हमने Data source तैयार किया है, इसको Print कर सकते हैं।

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• लेटर को complete टाइप करने बाद आपको यहां राइट साइड की window  में Next Preview your letters  के ऑप्‍शन पर क्लिक करना है।
• अब यदि आप पर इन लेटर को अलग-अलग करके देखना चाहते हैं, तो Edit Individual letter's पर क्लिक कीजिए। यहा आपके सामने कुछ Option शो होंगे, यदि आप सभी Letters को अलग-अलग देखना चाहते हैं तो all पर क्लिक कीजिये!
• आप देख सकते हैं जितने भी लोगों के Name, Address इत्‍यादि रिकार्ड तैयार किये थे। उन सभी लोगों के नेम एडेस इत्‍यादि के लिए अलग letter दिखाई दे रहा हैं। अब आप इन लेटर्स को Individual प्रिंट भी कर सकते हैं। साथ ही यह लेटर्स को अलग अलग प्रिंट कर इन्‍हें Envelope से पोस्‍ट भी करने को तैयार है।

तो दोस्‍तों इस प्रकार आपने आज सीखा कि मेल मर्ज क्या है? मेल मर्ज फायदे क्या है? मेल मर्ज का उपयोग एम.एस. वर्ड में कैसे करें? और कैसे आप Ms Word  में  मेल मर्ज (Mail Merge) का उपयोग कर सकते हैं। आशा करता हू की यह जानकारी आपके लिए उपयागी सिद्ध होगी। उम्‍मीद है कि अब आप जान गये होगे की मेल मर्ज क्‍या है एवं इसके क्‍या- क्‍या फायदे है ! इसी प्रकार की अन्य जानकारी के लिए आप कमेंट करके हमे बता सकते है।

Thank You